Les dates limites fiscales des PME au Québec
Retenues à la source, taxes de vente, feuillets de fin d'année, impôt de la société : voici les échéances qui reviennent chaque année pour une PME québécoise, et comment éviter les pénalités.
Une PME au Québec a des comptes à rendre à deux gouvernements : l'ARC (Agence du revenu du Canada) et Revenu Québec. Chacun a ses formulaires, mais les dates se ressemblent beaucoup. Voici les échéances qui reviennent chaque année, regroupées par sujet.
Un rappel avant de commencer : si une date limite tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, le paiement ou la déclaration est généralement accepté le jour ouvrable suivant.
Les retenues à la source (DAS), chaque mois
Les DAS, ou déductions à la source, sont les montants que vous retenez sur la paie de vos employés : l'impôt, les cotisations au Régime de rentes du Québec, à l'assurance-emploi et au Régime québécois d'assurance parentale. Vous ajoutez aussi vos cotisations d'employeur. Cet argent ne vous appartient pas : vous le gardez en fiducie pour les gouvernements.
La date à retenir : le 15 du mois suivant la paie. C'est la règle pour la plupart des employeurs, appelés remettants réguliers. Les DAS de la paie d'octobre sont donc dues le 15 novembre, à l'ARC et à Revenu Québec.
Il existe d'autres fréquences :
- Les petits employeurs admissibles peuvent faire leurs remises chaque trimestre, le 15 du mois qui suit la fin du trimestre (15 avril, 15 juillet, 15 octobre et 15 janvier).
- Les grands employeurs, appelés remettants accélérés, doivent remettre plus souvent, jusqu'à quatre fois par mois.
Votre fréquence vous est communiquée par l'ARC et par Revenu Québec. Elle peut être différente pour chacun.
Les retards sur les DAS coûtent cher. À l'ARC, la pénalité va de 3 % à 10 % du montant, selon le nombre de jours de retard, sans compter les intérêts.
La TPS et la TVQ, selon votre fréquence
La TPS est la taxe fédérale sur les produits et services; la TVQ, la taxe de vente du Québec. Au Québec, les deux se déclarent ensemble auprès de Revenu Québec, dans la plupart des cas.
Votre fréquence de déclaration dépend surtout de votre chiffre d'affaires :
- Mensuelle ou trimestrielle : la déclaration et le paiement sont dus un mois après la fin de la période. Pour le trimestre de juillet à septembre, c'est donc le 31 octobre.
- Annuelle, pour une société : trois mois après la fin de l'exercice financier.
- Annuelle, pour un travailleur autonome dont l'exercice se termine le 31 décembre : déclaration le 15 juin, mais paiement le 30 avril.
Une déclaration de TPS/TVQ doit être produite même si vous n'avez rien vendu pendant la période. Une déclaration à zéro est une déclaration.
Fin février : les T4 et les Relevés 1
Le dernier jour de février, vous devez remettre à chaque employé son feuillet T4 (fédéral) et son Relevé 1 (Québec). Vous les transmettez aussi aux gouvernements, avec leurs sommaires.
C'est aussi la date limite des feuillets T5 et Relevés 3 si votre société a versé des dividendes, par exemple à son propriétaire.
Le 15 mars : la CNESST
Chaque année, au plus tard le 15 mars, l'employeur déclare à la CNESST les salaires versés l'année précédente. Cette déclaration sert à calculer votre prime d'assurance contre les accidents du travail. Elle se fait en ligne.
L'impôt de votre entreprise
Les dates dépendent de la forme de votre entreprise.
Si votre entreprise est incorporée (une société) :
- La déclaration de revenus (T2 au fédéral, CO-17 au Québec) doit être produite dans les six mois suivant la fin de l'exercice financier.
- Le solde d'impôt doit être payé plus tôt : deux mois après la fin de l'exercice, ou trois mois pour beaucoup de petites sociétés privées sous contrôle canadien qui respectent certaines conditions.
- Une société peut aussi devoir verser des acomptes provisionnels, chaque mois ou chaque trimestre.
Les états financiers et les déclarations des sociétés sont préparés par un CPA. Une tenue de livres à jour toute l'année rend ce travail plus rapide, et donc moins coûteux.
Si votre entreprise n'est pas incorporée (entreprise individuelle), vos revenus d'entreprise vont dans votre déclaration personnelle. La date de production est le 15 juin, mais le solde est dû le 30 avril. Des acomptes provisionnels peuvent être exigés les 15 mars, 15 juin, 15 septembre et 15 décembre.
Ce que coûte un oubli
Pour une déclaration de revenus produite en retard avec un solde à payer, l'ARC applique une pénalité de 5 % du solde, plus 1 % par mois complet de retard, jusqu'à 12 mois. Revenu Québec a des règles semblables. Et les intérêts courent chaque jour.
Ces pénalités sont presque toujours évitables. Le plus simple : inscrire toutes ces dates dans un calendrier, avec un rappel une semaine avant.
Comment ne plus y penser
Trois habitudes aident beaucoup :
- Gardez l'argent des taxes et des DAS à part, dans un compte séparé. Il n'est pas à vous; il sera moins tentant de l'utiliser.
- Tenez vos livres chaque mois. Une déclaration de TPS/TVQ se fait en quelques minutes quand les livres sont à jour.
- Confiez la surveillance des dates à quelqu'un. C'est exactement ce que fait un service de tenue de livres.
Ces dates sont générales et peuvent varier selon votre situation : fin d'exercice, fréquence de remise, taille de l'entreprise. En cas de doute, vérifiez auprès de l'ARC et de Revenu Québec, ou parlez-en avec nous lors d'un appel gratuit.