Livres en retard : par où commencer ?

Vous avez des mois de retard dans votre comptabilité. Peut-être plus d'un an. Chaque fois que vous y pensez, le poids augmente, et c'est justement ce qui empêche de commencer.

Vous n'êtes pas seul. Une grosse année, un employé qui part, une période difficile : le retard arrive à beaucoup d'entrepreneurs. La bonne nouvelle, c'est qu'un rattrapage se fait toujours, étape par étape. Voici par où commencer.

Arrêtez de creuser

Avant de rattraper le passé, protégez le présent. À partir d'aujourd'hui :

gardez tous vos nouveaux reçus et factures, même en vrac, dans un seul endroit;
si vous avez des employés, continuez de faire vos remises de DAS (les retenues à la source sur la paie) à temps;
ouvrez le courrier de l'ARC et de Revenu Québec, même s'il vous stresse.

Le retard arrête de grossir. C'est déjà une victoire.

Faites l'inventaire de ce qui manque

Prenez une feuille et listez, pour chaque année :

les déclarations de revenus produites ou non;
les déclarations de TPS/TVQ (les taxes de vente fédérale et du Québec) produites ou non;
les remises de DAS faites ou non, si vous avez des employés;
les T4 et Relevés 1 remis ou non;
les avis et lettres reçus des gouvernements.

Vos services en ligne de l'ARC (Mon dossier d'entreprise) et de Revenu Québec (Mon dossier) montrent ce qui a été produit et ce qui reste dû. C'est souvent plus rapide que de fouiller dans vos papiers.

Récupérez vos relevés bancaires

Vos relevés de banque et de cartes de crédit sont la colonne vertébrale du rattrapage. Ils montrent chaque dollar entré et sorti, même si vous avez perdu des reçus.

La plupart des institutions financières permettent de télécharger plusieurs années de relevés en ligne. Sinon, votre succursale peut vous les fournir. Téléchargez-les en PDF et, si possible, en format CSV, qu'un logiciel comptable peut importer.

Réglez les urgences d'abord

Toutes les déclarations en retard ne coûtent pas la même chose. Dans l'ordre de priorité :

Les remises de DAS. C'est de l'argent retenu sur la paie de vos employés, que vous gardez pour les gouvernements. Les pénalités sont élevées, de 3 % à 10 % du montant à l'ARC selon le nombre de jours de retard, et les gouvernements y sont très attentifs.
La TPS/TVQ. Même principe : ce sont des taxes perçues auprès de vos clients.
Les déclarations de revenus avec un solde à payer. La pénalité de production tardive de l'ARC est de 5 % du solde, plus 1 % par mois complet de retard, jusqu'à 12 mois. Revenu Québec a des règles semblables.

Un conseil important : produisez vos déclarations même si vous ne pouvez pas tout payer. La pénalité pour production tardive s'ajoute à celle du paiement en retard. Produire à temps et payer plus tard coûte moins cher que de ne rien produire.

Remettez les livres à jour, mois par mois

C'est l'étape la plus longue, mais aussi la plus mécanique. Pour chaque mois, en commençant par le plus ancien :

importez ou saisissez les transactions du relevé bancaire;
classez chaque transaction dans la bonne catégorie;
associez les reçus et factures disponibles;
conciliez : le solde de vos livres doit égaler celui du relevé.

Une fois un mois concilié, on n'y revient plus. Le progrès est visible, et c'est motivant.

Pour les reçus perdus, le relevé bancaire montre la dépense, mais pas toujours les taxes payées. Sans facture, il est souvent impossible de réclamer les crédits de TPS et de TVQ (CTI et RTI). Ces crédits doivent généralement être réclamés dans un délai de quatre ans : raison de plus pour ne pas trop attendre.

Parlez aux gouvernements

Si vous avez un solde important à payer, l'ARC et Revenu Québec peuvent généralement convenir d'une entente de paiement. Il vaut mieux appeler avant de recevoir un avis de recouvrement.

Si certaines déclarations n'ont jamais été produites, les deux gouvernements ont un programme de divulgation volontaire. Dans certains cas, il permet de régulariser votre situation avec une réduction des pénalités, à condition de le faire avant que les gouvernements vous contactent. Les conditions sont précises : faites-vous accompagner pour savoir si vous êtes admissible.

Un système pour rester à jour

Une fois le retard rattrapé, l'objectif est simple : ne plus jamais revivre ça. Trois habitudes suffisent :

un compte bancaire réservé à l'entreprise;
vos reçus pris en photo tout de suite, avec l'application mobile de votre logiciel comptable;
une tenue de livres chaque mois, faite par vous ou confiée à quelqu'un.

Un mois de livres prend quelques heures. Douze mois accumulés en prennent beaucoup plus, avec le stress en prime.

Faut-il le faire seul ?

Si votre retard est de quelques mois et que vos opérations sont simples, vous pouvez y arriver seul avec un logiciel comptable et de la discipline.

Si le retard dépasse un an, si vous avez des employés, ou si des déclarations n'ont jamais été produites, se faire aider fait souvent gagner du temps et de l'argent. Un service de rattrapage connaît les priorités et les pièges.

Dans tous les cas, l'étape la plus difficile est la première. Une fois l'inventaire fait, le poids diminue déjà.

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